5 Möglichkeiten, die Kündigung zuzustellen und ihre jeweilige Sicherheit im Hinblick auf den Nachweis des Zugangs.
Eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses kann aus vielen Gründen zum Problem werden. Eines davon ist der Nachweis des Zugangs der Kündigung.
Der Nachweis des Zugangs einer Kündigung ist vor allem deshalb wichtig, weil damit das Wirksamwerden der Kündigung an sich, aber auch die Einhaltung der ermittelten Kündigungsfrist belegt werden können. Deshalb ist der Zugangsnachweis nicht nur für Kündigungen durch Arbeitgebende, sondern auch für Eigenkündigungen von Arbeitnehmenden von Bedeutung.
Wird sich später im gerichtlichen Verfahren um den Zugang oder dessen Zeitpunkt gestritten, sind Sie – vor allem Arbeitgebende im Rahmen von Kündigungsschutzverfahren – gut beraten, wenn Sie den Zugang zur Überzeugung des Gerichts nachweisen können.
Welche Übermittlungswege hierfür in Betracht kommen und welche eher nicht, erfahren Sie nachfolgend.
1. Die persönliche Übergabe mit Signatur
Eine sichere Übermittlungsart, um den Zugang der Kündigung im Streitfall nachweisen zu können, ist die persönliche Übergabe der Kündigung in Anwesenheit von Zeugen. Am Sichersten ist es, wenn die zu kündigende Person auf einer Kopie des Kündigungsschreibens den Erhalt des unterzeichneten Originalschreibens mit ihrer Unterschrift bestätigt. Im Fall der Eigenkündigung von Arbeitnehmenden müssten umgekehrt die Vertretungspersonen der Abreitgebenden den Erhalt gegenzeichnen.
Sehr sicher – Es kann jedoch vorkommen, dass die Empfangsperson sich aus Unsicherheit weigert, den Erhalt abzuzeichnen.
2. Einwurf durch Boten mit Protokollierung
Eine weitere recht sichere Variante ist der Einwurf des Kündigungsschreibens in den Briefkasten der zu kündigenden Person durch Boten. Diese sollten das Kündigungsschreiben lesen, beim Einpacken zusehen, den Briefumschlag sodann umgehend entgegennehmen und ihn dann zustellen. Der gesamte Vorgang ist von den Boten vorsorglich zu protokollieren und das Protokoll im Anschluss zu signieren.
Ebenfalls recht sicher – Gleichwohl: Ein doch recht aufwändiges Verfahren.
3. Einwurfeinschreiben
Das Einwurfeinschreiben erfreut sich großer Beliebtheit. Es ist günstiger als ein Übergabeeinschreiben und Einschreiben mit Rückschein. Dennoch bietet es ein hohes Maß an Sicherheit. Das Schreiben wird durch die Zustellungsperson in den Briefkasten der Empfangsperson eingeworfen. Damit gilt das Schreiben als in den Machtbereich des Empfängers gelangt und regelmäßig als zugegangen. Die Zustellungsperson bestätigt den Einwurf zudem durch Unterzeichnung auf einem Auslieferungsbeleg. Wird im Gerichtsprozess behauptet, es sei nie ein Schreiben zugegangen, kann der Auslieferungsbeleg vorgelegt werden. Achtung! Dieser ist unbedingt vom Postdienstleister anzufordern. Allein der Zustellnachweis in der elektronischen Sendungsverfolgung in Verbindung mit dem Einlieferungsbeleg reicht nicht aus. Allein der Auslieferungsbeleg gibt Auskunft über die Zustellungsperson, die notfalls als Zeuge zu benennen ist. Nachteil: Risiko des Bestreitens, dass es sich bei dem eingeworfenen Schreiben tatsächlich um das Kündigungsschreiben handelte.
Weitestgehend sicher, jedoch durchaus risikobehaftet – Insbesondere auf der Einwand, dass es sich um kein Kündigungsschreiben handelte, birgt hier Gefahren.
4. Übergabeeinschreiben und Einschreiben mit Rückschein
Diese beiden Varianten des Einschreibens sind nicht zu empfehlen. Hier lauern nicht unerhebliche Verzögerungsrisiken, wenn die Empfangsperson nicht angetroffen wird und das Einschreiben dann bei der zuständigen Stelle abzuholen hat. Die bloße Benachrichtigung, dass eine Sendung bei der jeweiligen Stelle zur Abholung hinterlegt ist, ersetzt nämlich nicht den Zugang. Auch tritt – jedenfalls nicht ohne Weiteres – keine Zugangsfiktion ein, wenn das Einschreiben durch die Empfangsperson nicht abgeholt wird. Eine absichtliche Zugangsvereitelung ist zwar grundsätzlich rechtsmissbräuchlich, muss aber erst einmal bewiesen werden. Im Übrigen kommen die beim Einwurfeinschreiben genannten Risiken noch hinzu.
Eher unsicher und daher nicht zu empfehlen.
5. PRIO (Brief)
Dass der Versand mittels einfachem Brief keine besonders sichere Methode ist, dürfte allgemein bekannt sein. Gefährlich kann in diesem Zusammenhang jedoch die PRIO Dienstleistung durch den Postdienstleister sein. Auf den ersten Blick scheint sie es zu ermöglichen, den Zeitpunkt des Zugangs des Schreibens mittels der elektronischen Sendungsverfolgung feststellen zu können. Dem ist indes nicht so. Vielmehr geht aus den Angaben des Postdienstleisters hervor, dass die Zustellinformation lediglich daraus resultiert, dass der Brief im Briefzentrum angelangt ist. Mittels dieser Information generiert der Postdienstleister dann aus den bekannten Bearbeitungszeiten systematisch das zu erwartende Zustellungsdatum. Dieses Datum kann dann über die elektronische Sendungsverfolgung eingesehen werden. Ob der Brief an diesem Datum tatsächlich in den Briefkasten der Empfangsperson eingeworfen wurde, wird damit nicht nachgewiesen.
Diese Variante ist sehr unsicher und daher nicht zu empfehlen.
Fazit:
Gleich ob Arbeitgebende oder Arbeitnehmende: Wer Bedenken dahingehend hat, dass es später zu Streit über den Zugang des Kündigungsschreibens kommen könnte, sollte sich für einen der ersten drei Übermittlungswege entscheiden. Die persönliche Übergabe mit Bestätigung des Erhalts des Kündigungsschreibens auf einer Kopie ist dabei mit Abstand die sicherste Variante.